業務の「見える化」といえば、業種を問わず何かしら「見える化」のための施策を行っているのではないでしょうか？
そもそも業務の「見える化」とは、職場の状況や問題点を常に「見える」状態にすること。
その際、見るために手間をかけては意味がないので、あくまで「自然に見える」状態が基本となります。
そこで、実際に業務の「見える化」を行動に移すとき、何のために「見える化」が必要なのか目的を明確にしておくのが重要！
ここからは、業務の「見える化」を進める上で、なぜ目的が重要なのかご説明いたします
▶︎目次
１．業務の見える化は「目的の明確化」が重要！
そもそも業務の「見える化」とは、製造業で行われていた「目で見る管理」が基になっています。
それが、製造業だけでなく様々なビジネスの場でも有効だということで、「見える化」として現在広い分野で使われるように。
その「見える化」の定義は、職場の状況や問題点などの必要な情報は常に共有し「見える」にようすること。
実施することで、
- 問題の早期発見と迅速な解決
- 情報共有による改善の活性化
- 問題の顕在化（今まで見えなかったものが見えるようになること）による再発防止の策定
といったことが実現できるようになります。
「見える化」は目的の明確化が重要！
そこで基本的なこととして、何のために「見える化」するのか目的を明確にする必要があります。
まず、「見える化」する目的を明確にすることで、社員一人一人に当事者意識が生まれやすくなります。
一般論でいえば、業務の「見える化」の目的は、社員に情報を見せることで問題意識を与え、改善意識を促し問題解決の行動に繋げることです。
ただし、単に業務の見える化といっても、業務の効率化なのか、改善なのか、問題解消なのかなど、何のための「見える化」なのか明確にしておくのが重要。
目的によって実際に「見える化」のための行動に移すときに、見える化のプロセスや手法に違いが出てしまいます。
「見える化」で一般的に使われる以下の2つの手法を例にご紹介すると、
- ガントチャート：プロジェクト管理や作業進捗
- かんばん方式：タスク（仕事、業務）の流れと業務負荷
というように、見える化したい要素によって使われる手法が異なるので、目的は明確にする必要があるのです。
「属人化」と業務の「ムダ・ムリ・ムラ」を発見して解消していく！
基本的に、企業において効率化や改善の妨げとなっているのが業務の「属人化」と「ムダ・ムリ・ムラ」ですよね。
「属人化」は、特定の業務を一人の社員だけが担当し、その社員しか仕事のやり方が分からない状態になること。もう一つの「ムダ・ムリ・ムラ」は皆さま良くご存知かと思います。
そこで、業務の「見える化」によって、「いつ・誰が・どこで・どのように」業務を遂行しているのか可視化。
結果、業務の流れや手順、作業内容を明確にすることで、業務効率を下げる「属人化」や「ムダ・ムリ・ムラ」が見つけやすくなります。
そして、発見された問題を解決することで企業の業務効率化や生産性の向上に繋がっていくのです。
２．まとめ
業務の「見える化」は業種を問わず注目され、広く活用されています。
その「見える化」は、まず目的を明確にすることから始めましょう。
目的を明確にすることで、社員一人一人に当事者意識が生まれ、自主的な行動を促すことができます。
何ごとにも言えますが、目的や目標がないと、ただ取り組んでいるだけの状態に陥りがちなので、「見える化」の目的を明確にして周知徹底しておくのが成功の秘訣です。
