業務の効率化を図るためには、業務の「見える化」が大きなポイント。
業務見える化を進める中で、「タスク管理」という言葉を聞くのではないでしょうか。
タスク（task）は日本語訳で「仕事、作業」。
そこでタスク管理とは、やるべき仕事や作業を、いつから、誰が実行して、いつまでに完了するのかを管理することです。
そのタスク管理するとき便利なのが「タスク管理ツール」。
しかし、一言でタスク管理ツールといっても今では数多くのツールがあり、どれが良いのかサッパリ？となりがち。
そこで今回は、業務「見える化」に欠かせないタスク管理ツールの選び方と、おすすめのツールを厳選して3つご紹介いたします。
▶︎目次
１．タスク管理ツールを選ぶときの2つのポイント
業務の「見える化」は今では多くの企業で推進され、タスク管理が重要な要素になっています。
ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトでタスク管理を行うには、高度な操作技術が必要になるので困難。
そこで便利なのが「タスク管理ツール」。
現在では数多くの管理ツールがWeb上からダウンロードでき、有料・無料サービスに分かれますが、多くの企業が活用しています。
そのタスク管理ツールを選ぶとき、何を基準に選べばよいのか？
そのポイントとなるのが以下の2つ。
- 導入方式
- 備わっている機能
導入方法
タスク管理ツールを導入する方式は一般的に、
- クラウド方式
- インストール方式
と、2つの導入方式があり、ポイントはインターネットを利用するか・しないかです。
クラウド方式
クラウドという言葉も近年よく聞きますが、インターネット上に展開されたツールを利用するタイプになります。
インターネットが使える環境ならどこからでも利用可能。
サービス提供サイトに会員登録すれば利用でき、パソコン上で設定を行う必要がないので気軽に始められます。
データはすべてクラウド上に保存されるため、データ共有も可能になります。
インストール方式
こちらは、ソフトを購入もしくはWeb上からダウンロードしたものをパソコンにインストールして利用するタイプです。
インストール後はパソコンのセットアップや設定が必要になり、データはすべてパソコン上に保存されます。
クラウド方式のようにデータを共有しないので、セキュリティ面は安心です。
このように、タスク管理ツールの導入では2つの方式があるので、利用する環境や目的に合わせて選ぶようにしましょう。
初めてタスク管理ツールをご利用になる方は、面倒な設定が不要なのでクラウド方式がおすすめです。
備わっている機能
次に、タスク管理ツールは様々なサイトからサービスが提供され、備わっている機能は当然異なります。
一般的にタスク管理ツールの機能は、
- タスク（ToDo）管理
- 工数（作業量）管理
- 情報共有
と、大きく3つの機能に特化したサイトがあります。
まずは導入するにあたり、どんな目的でタスク管理ツールを使いたいのか明確にして、それに合わせて導入する必要があります。
実施に導入して使い勝手が悪ければ導入した意味がないので、利用目的に合わせて選ぶようにしましょう。
以上、タスク管理ツールを導入する際は、ご紹介した2つのポイントに注意していれば問題ないでしょう。
２．使いやすい！おすすめタスク管理ツール３選
では、どのタスク管理ツールがいいのか？ということで、ここでは数あるタスク管理ツールの中から、使いやすいツールを厳選して３サイトご紹介いたします。
Trello（トレロ）
初めてタスク管理ツールを導入するという方におすすめなのが「Trello（トレロ）」。使い方がとくかく簡単で利用は無料。
日常業務で頻繁に使う「付箋（ふせん）」を貼ったり剥がしたりする感覚でタスク管理ができます。
「かんばん方式」と呼ばれ、オフィス内のタスク（仕事）の「カード」をパソコン上で作成し、そのカードを付箋のように動かしながらタスクを管理していきます。
利用にあたっては、Googleのアカウントを持っていれば直ぐにでも利用できます。
Wunderlist（ワンダーリスト）
至ってシンプルなタスク（ToDo）管理ツールとして、ビジネスはもちろん、個人のプライベートのスケジュール管理にも活用されています。
パソコン操作が苦手な方でも、操作が簡単なので安心して利用できます。
作成したToDoリストを共有できる機能が備わっているので、部署やプロジェクトチームでの利用がおすすめです。
Jooto (ジョートー)
2名までの登録なら無料で利用できる日本製のタスク管理ツール。
先程紹介した「Trello（トレロ）」と同様に、タスクを記入した付箋やメモを貼っていく「かんばん方式」のイメージでタスク管理ができます。
シンプルなデザインの操作画面で、ドラッグ&ドロップで簡単に進捗管理が可能。
また、生産管理や工程管理によく使われる「ガントチャート機能」も備わっているので、「かんばん方式」とは違った視点で進捗管理ができます。
３．まとめ
近年ビジネスの場では業務の「見える化」が進められ、その中で「タスク管理」が注目されています。
Excelなどを利用して自前でタスク管理を行うには限界があるので、一般的に「タスク管理ツール」が利用されます。
一言でタスク管理ツールといっても種類は多く1つに絞るのは困難なため、導入する方式（クラウドorインストール）および備わっている機能によって選んでいくことが大切です。
今回は、「使いやすさ」に注目しておすすめの３ツールご紹介しましたが、その他にも数多くのタスク管理ツールがありますので、使い勝手の良いツールを選ぶようにしたいですね。
